Gestione documentale. Perché?
Il tema della gestione documentale, molto di moda in questi ultimi tempi, non è semplicemente un accessorio bensì uno strumento indispensabile alla sicurezza e alla gestibilità dei documenti aziendali.
Tra i benefici di una gestione documentale, oltre all’ovvio risparmio della carta stampata, ci sono sicuri miglioramenti nella ricerca delle informazioni: tutti i meccanismi di comunicazione interna ne trarranno vantaggi sia in termini di tempo che in termini di condivisione della conoscenza.
Senza contare la sicurezza, dovuta alla centralizzazione dei dati, e la possibilità di disegnare processi di approvazione in modo semplice e di sicuro impatto strategico.
Per tutto questo Matrix Solution, in partnership con Able Tech, propone ARXIVAR come piattaforma per la gestione delle informazioni aziendali.
La gestione dei documenti fiscali occupa un ruolo di rilievo nella progettazione del Documentale. Arxivar si propone come strumento di:
- Archiviazione ottica
- Conservazione elettronica nel pieno rispetto delle normative italiane
- Workflow autorizzativo nel caso necessiti l’approvazione dei processi mediante definizione di ruoli specifici
Obiettivi della gestione documentale
Miglioramento nel reperimento dei dati aziendali con l’accesso condiviso alla documentazione prodotta.
Semplificazione dei processi di approvazione mediante uno scambio rapido di informazioni e l’ottimizzazione della comunicazione interna.
Miglioramento della sicurezza attraverso la centralizzazione della gestione dei documenti e la definizione delle relazioni tra utenti, gruppi, tipo e stato documento.
Archiviazione delle procedure aziendali previo controllo di autorizzazione e analisi approfondita dei processi.
Riduzione dei costi dovuta all’abbattimento dei costi di stampa e riproduzione, con conseguenti vantaggi ambientali.