L’azienda
Un’azienda italiana di riferimento nel settore moda e abbigliamento, con una rete di boutique e canali di distribuzione sia in Italia che all’estero, gestisce quotidianamente numerosi rapporti con fornitori. Per garantire efficienza e controllo nei processi contrattuali, l’organizzazione aveva la necessità di strutturare un flusso digitale per la creazione, la gestione e l’approvazione dei contratti, riducendo la complessità e aumentando la tracciabilità delle autorizzazioni interne.
Problema
La gestione dei contratti fornitori avveniva in modo manuale, con un alto rischio di errori e scarsa uniformità nella documentazione. Inoltre, mancava un processo strutturato di approvazione su più livelli, rendendo complesso il controllo interno. La necessità di gestire modalità diverse di caricamento e firma dei contratti aumentava ulteriormente la complessità operativa e riduceva la tracciabilità delle autorizzazioni.
Soluzione
È stato sviluppato un sistema di gestione contratti completamente digitalizzato e integrato con un workflow autorizzativo multilivello.
I contratti fornitori possono essere generati automaticamente da template in formato Word, sottoposti a firma e caricati nella piattaforma.
È possibile caricare direttamente i contratti già firmati dai fornitori, mantenendo comunque il controllo attraverso il processo di autorizzazione interno.
Tutti i contratti seguono lo stesso percorso approvativo, garantendo uniformità e tracciabilità indipendentemente dalla modalità di caricamento.