ARXivar è la piattaforma che vi aiuta a gestire tutte le informazioni e i flussi aziendali con semplicità e su qualsiasi device
Il software per la gestione documentale e il workflow digitale
Arxivar è una piattaforma low code per la gestione documentale e la digitalizzazione dei documenti, che consente alle aziende di archiviare, organizzare e gestire le informazioni in modo semplice e sicuro. Grazie a un potente motore di workflow documentale, i processi aziendali possono essere modellati graficamente e automatizzati, migliorando l’efficienza e riducendo i tempi operativi.
Con Arxivar Next e Arxivar Ready, la piattaforma offre soluzioni scalabili e flessibili: dalla gestione dei documenti quotidiani fino alla completa archiviazione documentale digitale a norma di legge, accompagnando le imprese nel percorso di trasformazione digitale.
Gestione documentale con Arxivar una soluzione per ogni tipo di documento
La gestione documentale è il cuore di Arxivar. La piattaforma consente di gestire qualsiasi tipo di documento e informazione aziendale, centralizzando i dati in un unico sistema sicuro e facilmente accessibile. Ogni file viene tracciato, catalogato e reso disponibile in tempo reale, permettendo agli utenti di reperire ciò di cui hanno bisogno in pochi secondi. Questo approccio riduce i tempi di ricerca, elimina le duplicazioni e garantisce una gestione ordinata e coerente delle informazioni.
Centralizzazione
ARXivar raccoglie e organizza documenti e dati provenienti da qualsiasi sistema esterno, semplificando la gestione attraverso flussi di lavoro efficienti e intuitivi.
Personalizzazione
Ogni utente può accedere a strumenti personalizzati in base al dispositivo e al tipo di attività, con funzionalità disponibili anche su app per iOS e Android.
Sicurezza
Grazie ai controlli di accesso avanzati, le informazioni restano protette e intatte, con la possibilità di consultare in qualsiasi momento tutte le revisioni effettuate.
Ricerca Avanzata
La ricerca copre tutti i dettagli campi del documento, allegati, annotazioni, dati anagrafici di mittente e destinatario, e il testo interno del documento.
Collaboration Tool
Con ARXivar puoi centralizzare messaggi e scambi di documenti, interagendo facilmente con team, clienti e fornitori attraverso chat interna e condivisione di link.
Report & Dashboard
Grazie a report dettagliati e strumenti di controllo, è possibile analizzare a fondo ogni processo e attività, ottimizzando l’operatività aziendale.
Firma Elettronica
Con ARXivar puoi scegliere tra diverse opzioni di firma elettronica, pensate per garantire sicurezza e facilità d’uso, e integrarle nei flussi di lavoro per un controllo completo di ogni step approvativo.
Workflow Documentali
ARXivar controlla l’intero percorso dei documenti, dalla creazione o acquisizione alla firma, protocollazione, modifica e conservazione, garantendo un ciclo di vita efficiente e ben organizzato.
Conservazione Sostitutiva
Con ARXivar puoi gestire facilmente la conservazione elettronica dei documenti, monitorando l’intero processo e assicurando la validità legale di ogni file.
Archiviazione Documenti
Con Arxivar, l’archiviazione documentale digitale diventa semplice e immediata. È possibile archiviare documenti elettronici di qualsiasi tipo Word, Excel, email, immagini, video e molto altro provenienti da diversi sistemi aziendali. In questo modo tutti i file sono centralizzati e sempre disponibili, eliminando il rischio di smarrimento o duplicazione. L’archiviazione digitale consente inoltre di rispettare le normative vigenti, assicurando la validità legale dei documenti conservati.
Organizzazione
Non basta archiviare: è fondamentale anche organizzare le informazioni in modo logico e strutturato. Arxivar consente di creare fascicoli, pratiche e relazioni, oltre a utilizzare hashtag e collegamenti automatici per rendere i documenti facilmente navigabili. Questa organizzazione intelligente semplifica i flussi di lavoro, migliora la collaborazione tra reparti e consente di avere sempre sotto controllo lo stato di avanzamento di pratiche e progetti.
Ricerca
Grazie a funzioni avanzate di ricerca strutturata e destrutturata, Arxivar permette di individuare rapidamente qualsiasi documento o informazione all’interno del sistema. Che si tratti di cercare per parole chiave, campi specifici o contenuti testuali, il recupero delle informazioni è immediato. In questo modo la gestione dei documenti digitali diventa realmente efficiente, riducendo drasticamente i tempi dedicati alle attività a basso valore aggiunto.
Sicurezza
La protezione delle informazioni è una priorità assoluta. Con Arxivar, tutti i documenti sono gestiti con i più alti standard di sicurezza, garantendo riservatezza, integrità e disponibilità dei dati. L’ottenimento della certificazione UNI CEI ISO/IEC 27001 attesta la conformità della piattaforma alle migliori pratiche internazionali in tema di sicurezza informatica. In questo modo, ogni azienda può affidarsi a un sistema solido e certificato per custodire i propri dati sensibili.
Motore OCR
Uno dei punti di forza di Arxivar è il motore OCR integrato, che consente di riconoscere automaticamente il contenuto dei documenti acquisiti. Questo significa che non solo i file vengono archiviati, ma diventano realmente ricercabili come in un motore di ricerca. Basta digitare una parola o una frase per recuperare documenti specifici in pochi istanti, migliorando ulteriormente la produttività aziendale.
Modelli Aziendali
Arxivar mette a disposizione modelli aziendali preconfigurati che semplificano la creazione di documenti standard come offerte, contratti, moduli qualità e altri template ricorrenti. Questo permette di ridurre gli errori, velocizzare la produzione di documenti e mantenere una coerenza formale all’interno dell’organizzazione. Un ulteriore strumento che aiuta le aziende a lavorare meglio, più velocemente e con maggiore precisione.
Condivisione Multicanale
La gestione documentale non si limita all’archiviazione, ma riguarda anche la condivisione delle informazioni. Con Arxivar è possibile distribuire i documenti attraverso diversi canali email, fax, postalizzazione mantenendo sempre il controllo grazie a sistemi di tracciamento e gestione delle liste di distribuzione. In questo modo ogni documento può seguire il suo ciclo di vita completo, dalla creazione alla diffusione, garantendo trasparenza e monitoraggio costante.
Arxivar Next – installazione on-premise
Arxivar Next è la versione installata direttamente nell’infrastruttura IT del cliente (on-premise). Questa modalità consente alle aziende di mantenere i dati e il sistema di gestione documentale all’interno dei propri server, gestendo in autonomia la parte tecnologica e le politiche di sicurezza.
È la scelta ideale per le organizzazioni che preferiscono avere il pieno controllo sull’infrastruttura, integrando workflow documentali e processi digitali direttamente nei propri sistemi.
Arxivar Ready – installazione in cloud
Arxivar Ready è la versione in cloud della piattaforma, ospitata su server Arxivar. Con questa modalità non è necessario dotarsi di infrastruttura interna: aggiornamenti, sicurezza e continuità del servizio vengono gestiti direttamente dal provider.
Le aziende accedono così a tutte le funzionalità di gestione documentale digitale, archiviazione e workflow tramite una soluzione sicura, sempre aggiornata e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.
Connettori e integrazione con SAP Business One
Arxivar è predisposto per connettersi a numerosi sistemi ERP e applicativi aziendali, creando un ecosistema digitale unico e interconnesso. La possibilità di integrare i processi documentali con i sistemi gestionali consente alle aziende di eliminare ridondanze, ridurre gli errori e velocizzare le attività quotidiane.
Per potenziare ulteriormente questa capacità, abbiamo sviluppato un connettore nativo tra Arxivar e SAP Business One, pensato per garantire un flusso continuo e senza interruzioni tra dati, processi e documenti.
Caratteristiche principali del connettore Arxivar – SAP Business One
- Compatibilità completa: implementabile sia su Microsoft SQL Server che su SAP HANA, per la massima flessibilità.
- Integrazione dei documenti del ciclo attivo e passivo: gestione automatizzata di fatture, ordini, DDT e relativi allegati.
- Configurazioni personalizzabili: possibilità di definire in modo custom i dati da integrare in Arxivar in base alle esigenze aziendali.
- Visualizzazione immediata: accesso diretto a documenti e allegati archiviati in Arxivar, visualizzabili direttamente dal documento SAP o Microsoft.
Grazie a questo connettore, il workflow documentale e la gestione documentale digitale diventano parte integrante dei processi ERP, con un notevole risparmio di tempo e una maggiore affidabilità delle informazioni.
Una piattaforma flessibile e personalizzabile
Uno dei grandi punti di forza di Arxivar è la sua flessibilità: la piattaforma è configurabile, responsive e multidevice, quindi accessibile ovunque e da qualsiasi dispositivo desktop, tablet o smartphone senza compromessi in termini di funzionalità.
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Totale personalizzazione
Ogni azienda può adattare Arxivar alle proprie esigenze. È possibile configurare menu, desktop, comandi e layout in base al singolo utente o ai gruppi di lavoro, creando una vera e propria scrivania digitale su misura. Gli strumenti sono completamente personalizzabili, così ogni reparto lavora con le funzioni che realmente servono.
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Funzionalità avanzate
La piattaforma mette a disposizione strumenti pensati per migliorare l’operatività quotidiana:
- Login automatico per un accesso rapido e sicuro.
- Check-in e check-out dei documenti per gestire versioni e modifiche.
- Profilazione utenti per controllare ruoli e permessi.
- Push notification per aggiornamenti e attività in tempo reale.
Operatività completa
Con Arxivar ogni processo è più semplice: dalla ricerca e archiviazione dei documenti, alla creazione di viste personalizzate, fascicoli digitali e task. Tutte le informazioni sono organizzate e a portata di mano, sempre con un livello massimo di sicurezza e tracciabilità.
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Integrazione e connettività
Arxivar è anche una piattaforma aperta e integrabile. Supporta la possibilità di richiamare qualunque servizio web ed è completamente personalizzabile a livello di scrivania elettronica, diventando il centro operativo digitale dell’azienda.
Inoltre, offre un’integrazione nativa con la suite Microsoft Office 365, con la possibilità di sviluppare plugin personalizzati: in questo modo tutti i documenti e i flussi di lavoro convergono in un’unica scrivania elettronica, moderna ed efficiente.
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