Le nuove linee guida ANAC per la gestione dei canali interni di segnalazione
Come sappiamo l’Anac ha pubblicati nel luglio del 2023 le “Linee Guida in materia di whistleblowing sui canali interni di segnalazione volte a fornire indicazioni sulle modalità di gestione dei canali interni di segnalazione” (LLGG). A novembre dello scorso anno l’Autorità ha pubblicato una bozza di “Linee Guida in materia di Whistleblowing sui canali interni di segnalazione” nella quale sono presenti diversi chiarimenti su determinate tematiche, frutto dell’attività di monitoraggio messa in campo da tale Autorità “nonché degli esiti delle consultazioni mirate svolte con soggetti istituzionali e associazioni di categoria e società civile”.
Quest’ultimo documento è diretto ad integrare ed armonizzare le pratiche operative garantendo una maggiore coerenza interpretativa tra i “vari strumenti e istituti disciplinati dal d.lgs. n. 24/2023 e fornire un sopporto agli enti e rendere più efficace il sistema di tutele del whistleblower”.
A seguire alcuni dei temi trattati.
Sapevi che la formazione per la gestione dei canali interni di segnalazione riguarda tutto il personale?
L’obbligo consiste in aggiornamenti periodici per i gestori delle segnalazioni. La formazione deve chiarire chi è il whistleblower, cosa può essere segnalato, i canali disponibili e le tutele previste dalla normativa.
Canale di segnalazione interno
Viene confermato a carco dei soggetti destinatari del d.lgs. 23/2023 l’obbligo di istituire un canale di segnalazione in forma scritta ed uno in forma orale, canali che debbono essere liberamente e facilmente accessibili da parte dei soggetti legittimati ad inviare le segnalazioni.
L’Anac ritiene che sia preferibile, per l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni in forma scritta, l’adozione di una apposita piattaforma informatica, attraverso tale strumento, se compliance con la normativa, è possibile adottare “stringenti misure di sicurezza e assicurare un più elevato livello di protezione dei dati personali dei soggetti interessati”, è inoltre possibile interloquire in modo riservato con il segnalante.
Nel caso si decida di non adottare una piattaforma informatica, al fine di garantire la riservatezza, si ribadisce la possibilità di utilizzare la protocollazione riservata in doppia busta come indicato delle LLGG di cui alla delibera n. 311/2023.
Per le segnalazioni in forma scritta viene inoltre ribadita la non adeguatezza del ricorso alla posta elettronica (ordinaria o certificata) strumento che non garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante.
Le segnalazioni in forma orale possono essere effettuate, in via alternativa, secondo le seguenti modalità:
- attraverso linee telefoniche, ad esempio, con l’attivazione di una linea telefonica gratuita ad hoc gestita da un operatore autorizzato che acquisisce e registra le segnalazioni;
- attraverso sistemi di messaggistica vocale, ad esempio, con l’adozione di un sistema di segreteria che riceve le segnalazioni sotto forma di messaggi vocali, oppure di una casella vocale integrato nella piattaforma informatica;
- su richiesta della persona segnalante, attraverso un incontro diretto da effettuare entro un termine ragionevole.
Se si adotta quest’ultima modalità il gestore può procedere, previo consenso della persona segnalante, alla registrazione dell’incontro utilizzando dispositivi idonei alla conservazione e all’ascolto o, nel caso in cui non si proceda alla registrazione dovrà redigere un verbale sottoscritto dalla persona segnalante.
Sanzioni
La mancata adozione dei canali di segnalazione interna espone l’ente obbligato ad una sanzione amministrativa pecuniaria da 10.000 a 50.000 euro, di tale sanzione risponde l’organo di indirizzo in solido con i suoi componenti.
Disciplina whistleblowing e Modello organizzativo 231
L’entrata in vigore del d.lgs. n. 24/2023 comporta, per gli enti che adottano un Modello di organizzazione, gestione e controllo ex d.lgs. n. 231/2001, un adeguamento su quest’ultimo affinché risponda pienamente alla nuova disciplina in materia di whistleblowing.
L’adeguamento del Modello risulta necessario sotto tre profili:
- istituzione o adeguamento del canale di segnalazione interna;
- esplicitazione del divieto di ritorsione;
- aggiornamento del sistema disciplinare con possibili sanzioni nei confronti dei responsabili degli illeciti sanzionati da ANAC.
Gli enti che hanno adottato il Modello Organizzativo 231 possono prevedere l’utilizzo di un unico canale di segnalazione conforme all’art. 6, co. 2-bis, d.lgs. n. 231/2001 e al d.lgs. n. 24/2023 o in alternativa mantenere due diversi canali, uno per le segnalazioni di condotte che integrano i reati presupposto ex d.lgs. n. 231/2001 o che rappresentano violazioni del Modello organizzativo, l’altro per le violazioni previste dal d.lgs. n. 24/2023.
L’Autorità ritiene che debba essere data preferenza all’utilizzo di un unico canale. Si suggerisce, pertanto, di non tenere distinti il canale per le segnalazioni afferenti al MOG 231 e quello per le altre violazioni previste dal d.lgs. n. 24/2023.
In presenza di un unico canale di segnalazione, se il gestore delle segnalazioni whistleblowing viene individuato nell’ODV, questi coincide con il soggetto che riceve anche le segnalazioni sul Modello 231. L’Odv, in questo caso è posto nella condizione di ricevere notizie sulle disfunzioni ed esercitare quei compiti di vigilanza e correzione del Modello attribuitigli dal d.lgs. n. 231/2001.
Ove invece la scelta organizzativa compiuta dall’ente sia quella di individuare un organo che riceve e gestisce le segnalazioni diverso dall’ODV, il Modello o l’atto organizzativo (Policy) dovrà necessariamente disciplinare le procedure di raccordo tra l’ODV e il gestore.
Canale di segnalazione interno nei gruppi societari
L’Autorità ha ribadito che la gestione condivisa del canale di segnalazione e la loro gestione è possibile solo per gli enti con meno di 250 dipendenti, tale indirizzo è conforme a quanto stabilito all’art. 8, par. 6, della Direttiva (Ue) 2019/1937 che ammette tale possibilità di condividere le risorse per il ricevimento delle segnalazioni e per le eventuali indagini da svolgere solo alle imprese che rientrano in tale limite dimensionale. Non è necessario che le aziende appartengano allo stesso gruppo Ogni società dovrà nominare un proprio gestore delle segnalazioni.
Gruppi di imprese di grandi dimensioni (più di 249 dipendenti)
Per gli enti di maggiori dimensioni il d.lgs. 23/2024 nulla dispone in ordine alla possibilità di condivisione per i soggetti con più di 249 dipendenti, che quindi non è consentita, sia nel caso di imprese non aventi legami tra loro, sia nel caso di imprese appartenenti allo stesso gruppo.
L’Autorità, nel bilanciare le disposizioni della normativa nazionale con la posizione espressa dalla Commissione Europea ritiene che i gruppi societari possano esternalizzare il servizio di ricezione e gestione della segnalazione ad un soggetto terzo, che può essere esterno al gruppo oppure può essere individuato nella capogruppo, nel rispetto di quanto indicato dall’art. 4, co. 219, del d.lgs. n. 24/2023. L’esternalizzazione può avere ad oggetto solo la fornitura dell’infrastruttura per la ricezione delle segnalazioni oppure anche il servizio di gestione delle segnalazioni.
L’esternalizzazione si realizza attraverso la stipula di un apposito contratto di affidamento che disciplina in dettaglio le modalità di acquisizione e gestione delle segnalazioni. Tale soggetto esterno dovrà essere nominato responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Gestore delle segnalazioni
l d.lgs. n. 24/2023 prevede che la gestione della segnalazione sia affidata ad un soggetto esterno all’ente, o ad un ufficio dedicato (gestione interna), tale soggetto deve essere dotato di autonomia, autonomia che si declina in termini di imparzialità ed indipendenza.
Anche in questo caso l’Autorità, in base al citato art. 4 ribadisce che il gestore deve essere specificamente formato, inoltre è fondamentale che la scelta ricada su un soggetto che disponga di tutti gli elementi conoscitivi e delle competenze per una efficace gestione della segnalazione. È preferibile che si tratti di un soggetto con una buona conoscenza in campo giuridico ed etico.
La gestione del conflitto di interesse
Ad avviso dell’Autorità, nell’atto organizzativo (policy aziendale sulla gestione delle segnalazioni) vanno disciplinate le eventuali ipotesi di conflitto di interessi in cui può trovarsi il gestore nella valutazione della segnalazione e/o nell’esecuzione dell’istruttoria.
Formazione
Come detto l’obbligo formativo riguarda tutto il personale dipendente.
Come previsto dalla normativa una specifica formazione, da sottoporre a periodico aggiornamento, deve essere rivolta innanzitutto ai soggetti addetti o coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni (gestori), con l’obiettivo di fornire loro le competenze fondamentali e necessarie nell’implementazione e nella gestione efficace dei processi di whistleblowing nonché le conoscenze sulle tematiche oggetto delle segnalazioni.
La formazione inoltre dovrà coinvolgere tutti i dipendenti e collaboratori dell’ente in modo da fornire un quadro chiaro ed esaustivo sulla nuova disciplina, chiarendo, ad esempio, chi è il whistleblower, cosa può essere segnalato e con quali canali, quali sono le tutele che l’ordinamento garantisce alla persona segnalante e quali segnalazioni, invece, non rientrano tra quelle tutelate dalla norma, nonché specificando il coinvolgimento, anche sotto il profilo delle tutele, dei diversi soggetti che operano nel medesimo contesto lavorativo del whistleblower.
Il tutto in attesa che il documento nella sua forma definitiva venga pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale.
Scopri tutti i chiarimenti indicati nella bozza delle linee guida ANAC